Intracom Harmony

Cẩm Nang A – Z Tổ Chức Hội Nghị Nhà Chung Cư

Chung cư là điểm hẹn lý tưởng của nhiều cư dân hiện nay vì tích hợp nhiều tiện ích hiện đại, nâng tầm chuẩn sống đẳng cấp. Cộng đồng cư dân sống trong mỗi tòa chung cư lớn, yêu cầu cần có hội nghị nhà chung cư được tổ chức để thống nhất các quy chế, bầu ban quản lý và gỡ rối các vấn đề mà cư dân gặp phải khi sinh sống. Hội nghị được tổ chức để hướng tới cuộc sống an cư lạc nghiệp của cư dân và gia tăng sự chia sẻ, kết nối giữa chủ đầu tư và cư dân.

Hội nghị nhà chung cư là gì?

Căn cứ vào Điều 102, Luật Nhà ở thì hội nghị nhà chung cư là một cuộc gặp gỡ, trao đổi, thống nhất của chủ sở hữu và người sử dụng tòa nhà chung cư. Nếu một trong 2 bên không thể tham dự thì có thể cử đại diện hoặc uỷ quyền cho người khác tham dự hội nghị.

hội nghị nhà chung cư

Hội nghị có những đặc điểm bất biến như sau:

– Quyền hạn của hội nghị lớn, có thể bàn bạc và quyết định hàng loạt vấn đề tối quan trọng trong quá trình quản lý, vận hành, hoạt động, sử dụng chung cư. Đặc biệt, một nội dung lớn được nhiều người quan tâm là đưa ra các quyết định về đề xuất, bầu cử, bãi nhiệm, chốt danh sách thành viên trong bản quản lý tòa nhà. Bên cạnh đó là nội dung thông qua, sửa đổi, bổ sung các điều khoản trong nội quy, quy chế của chung cư.

– Hội nghị chỉ được phép tổ chức khi đảm bảo yếu tố số lượng thành viên tối thiểu tham dự tùy theo mỗi dạng hội nghị.

– Việc trao đổi, thảo luận của hội nghị diễn ra dân chủ, thoải mái. Nhưng để thống nhất thì phải có biểu quyết, bầu cử để đảm bảo công bằng. Kết quả sau cùng căn cứ vào tính đa số của việc bầu cử, biểu quyết. Tất cả nội dung diễn ra trong hội nghị được lập thành biên bản giấy trắng mực đen có chữ ký của các thành viên chủ trì cuộc họp và thư ký hội nghị để căn cứ ban hành các nghị quyết sau này.

Có 3 dạng hội nghị chính hiện nay đó là hội nghị lần đầu, hội nghị thường niên, hội nghị bất thường.

Kịch bản và quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư

2 vấn đề cốt yếu của hội nghị mà ban tổ chức cần đặc biệt quan tâm là kịch bản và quy trình. Hội nghị thành hay bại quyết định phần lớn ở 2 vấn đề này. Cùng tìm hiểu cụ thể sau đây.

kịch bản hội nghị nhà chung cư

Kịch bản hội nghị nhà chung cư

Tùy theo mỗi dạng hội nghị, tính chất, quy mô của chung cư mà có thể thiết kế các mẫu kịch bản hội nghị nhà chung cư khác nhau. Tuy nhiên, cơ bản thì kịch bản cần có các hạng mục sau:

  • Tiếp đón cư dân và khách mời tham dự
  • Phát biểu khai mạc
  • Giới thiệu các đại biểu, khách mời
  • Báo cáo công tác quản lý vận hành, quỹ kinh phí bảo trì trong năm…
  • Giải đáp mọi thắc mắc, ý kiến liên quan tới chung cư một cách dân chủ
  • Bỏ phiếu biểu quyết các vấn đề liên quan tới Hội nghị: ban quản lý, nội quy, quy chế…
  • Kiểm phiếu, thống kê số lượng biểu quyết
  • Công bố các kết quả biểu quyết, kiểm phiếu
  • Ra mắt ban quản trị chung cư mới (Nếu có)
  • Bế mạc hội nghị

Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư

Đối với hội nghị nhà chung cư lần đầu

Đây là một hội nghị quan trọng mà tòa chung cư, cụm chung cư nào cũng cần phải tiến hành sau khi đi vào hoạt động.

Bước 1: Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu tiến hành chuẩn bị các nội dung họp, chốt thời gian, địa điểm và thông báo tới toàn thể các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư để mọi người nắm được.

Bước 2: Tổ chức hội nghị trù bị trước khi tiến hành chính thức để thu thập nhiều vấn đề thực tiễn, từ đó lập ra kịch bản hội nghị sát nhất đáp ứng mong mỏi của cư dân chứ không phải là hội nghị “cưỡi ngựa xem hoa”.

Bước 3: Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu tiến hành tổ chức hội nghị chính thức, thống nhất các đầu mục việc quan trọng của tòa nhà như lập ban quản lý, lập bộ quy chế, nội quy…

quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư

Đối với hội nghị nhà chung cư bất thường

Đây là hội nghị diễn ra không thường xuyên, trừ trường hợp đặc biệt. Thường là do thành viên trong ban quản lý tòa nhà bị chết, mất tích, vi phạm pháp luật… Hoặc tiến hành bãi, miễn nhiệm trước thời hạn các thành viên trong ban quản lý. Hoặc quyết định một vấn đề liên quan tới hạ tầng cơ sở vật chất kỹ thuật quan trọng cần có sự đồng ý của đại đa số cư dân nhưng lại có nhiều ý kiến trái chiều cần trực tiếp thống nhất. Kịch bản hội nghị nhà chung cư bất thường sẽ tối giản hơn hội nghị thường niên hoặc lần đầu vì tập trung vào vấn đề bất thường cần giải quyết.

Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư là: Ban quản trị nhà chung cư phải lên kịch bản nội dung và gửi thời gian, địa điểm cụ thể cho cư dân để mọi người nắm được. Sau đó, tổ chức hội nghị chính thức có sự tham gia của phía chủ đầu tư/sở hữu và người sử dụng căn hộ.

Đối với hội nghị nhà chung cư thường niên

Đây là hội nghị mỗi năm tổ chức một lần, thường không phải tổ chức hội nghị trù bị như hội nghị lần đầu. Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư vẫn đảm bảo quy trình: chốt ngày giờ địa điểm, lên kịch bản, mời cư dân, tổ chức chính thức, nêu ra các vấn đề quan tâm của cư dân, công khai quỹ bảo trì chung cư, biện pháp tháo gỡ, bầu ban quản trị.

Lưu ý cần thiết để tổ chức hội nghị thành công

Để có hội nghị thành công và suôn sẻ, khiến người tham dự hai bên hài lòng, thống nhất cao và khả năng thực thi tốt thì cần phải đặc biệt chú ý khâu tổ chức:

  • Dự trù kinh phí tổ chức
  • Có công văn gửi các phường, quận thông báo tổ chức hội nghị và lời tham dự
  • Nên làm kịch bản hội nghị chi tiết
  • Dự kiến thời gian cụ thể trong từng hoạt động ở kịch bản
  • Phân bổ công việc cụ thể cho các nhân sự trong hội nghị
  • Có biên bản sau hội nghị, có nghị quyết (nếu có)
  • Có thể chọn thuê dịch vụ tổ chức hội nghị trọn gói nếu chưa có kinh nghiệm

Dù là hội nghị nhà chung cư lần đầu, thường niên hay bất thường thì ý nghĩa vẫn rất quan trọng, tạo ra cơ hội để chủ đầu tư, chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ chung cư cơ hội để trao đổi, bàn bạc, thống nhất ý kiến, giải quyết các thắc mắc và bất đồng. Những chung cư có hội nghị tổ chức chuyên nghiệp, có sự tham gia tích cực của các bên sẽ tạo ra môi trường sống hòa đồng, văn minh và gắn kết lâu dài.

5/5 - (1 bình chọn)

Bài viết liên quan

hạch toán phí bảo trì chung cư

Hạch Toán Phí Bảo Trì Chung Cư – Những Điều Cần Biết

Phí bảo trì chung cư là một trong những khoản phí phải đóng khi mua chung cư. Hạch toán phí bảo trì chung cư chi tiết như thế nào? Phí bảo trì chung cư sẽ được sử dụng vào mục đích gì, đóng số tiền là bao nhiêu? Theo dõi…
phí bảo trì chung cư

Phí Bảo Trì Chung Cư Là Gì?

Trong các khoản phí phải trả khi ở chung cư, có một khoản phí tên là phí bảo trì chung cư. Vậy kinh phí bảo trì căn hộ chung cư là gì, được sử dụng vào những việc gì, số tiền phải đóng là bao nhiêu? Tìm kiếm ngay câu…
mua chung cư trả góp giá rẻ

Kinh Nghiệm Mua Chung Cư Trả Góp Giá Rẻ Và An Toàn

Có được một căn nhà của riêng mình là ước mơ của nhiều người hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng tài chính mua ngay lập tức căn nhà bằng 100% tiền mặt. Thế nên, mua chung cư trả góp giá rẻ là một hình thức…
trả góp chung cư bao nhiêu 1 tháng

Trả Góp Chung Cư Bao Nhiêu 1 Tháng? Có Nên Mua Không?

Mua chung cư là xu hướng chọn nhà ở hiện nay nhưng không phải ai cũng có khả năng chi trả 1 lần mua đứt căn hộ để ở luôn, nhiều người chọn mua trả góp như một giải pháp phù hợp giảm bớt gánh nặng kinh tế. Trả góp…