Hội Nghị Nhà Chung Cư Thường Niên Được Tổ Chức Như Nào?
Mỗi tòa chung cư, cụm chung cư đều đông dân và sinh hoạt như một cộng đồng dân cư thu nhỏ. Vậy nên, tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên là một hoạt động bắt buộc, cần thiết để tạo ra sự đồng thuận của đa số cư dân, hướng tới những mục tiêu ổn định và phát triển chung.
Khái niệm hội nghị nhà chung cư thường niên
Căn cứ vào Khoản 1 Điều 15 Thông tư 02/2016/TT-BXD, tại mục quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư, có thể thấy quy định hội nghị nhà chung cư thường niên rõ ràng về thời gian và điều kiện tổ chức.
Cụ thể, hội nghị thường niên sẽ được tổ chức cố định mỗi năm 1 lần. Điều kiện bắt buộc để hội nghị được tổ chức là phải có tối thiệu từ 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham gia.
Tham gia hội nghị nhà chung cư hằng năm là trách nhiệm và cũng là quyền lợi của mỗi cư dân để có thể cập nhật các thông tin mới nhất của tòa nhà, đóng góp ý kiến theo tinh thần dân chủ cho các vấn đề liên quan tới cộng đồng chung.
Các nội dung chủ yếu của hội nghị chủ yếu sẽ xoay quanh các hạng mục như sau:
+ Lắng nghe báo cáo kết quả hoạt động từ phía ban quản trị về các khoản thu, chi hàng năm của Ban quản trị nhà chung cư;
+ Nắm bắt và thông qua quyết toán quỹ bảo trì chung cư liên quan phần sở hữu chung của nhà chung cư mỗi năm, đồng thời, còn có kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm tiếp theo;
+ Lắng nghe báo cáo tình hình quản lý vận hành nhà chung cư;
+ Chốt các nội dung khác theo quy định tại Điều 102 của Luật Nhà ở năm 2014 liên quan tới việc vận hành, quản lý, sử dụng nhà/tòa nhà chung cư.
Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên
Tiến hành thu thập các vấn đề cư dân quan tâm, có ý kiến để tổng hợp đưa vào nội dung kịch bản hội nghị.
Sắp xếp thời gian, địa điểm và thông báo, gửi thư mời tới toàn thể cư dân qua kênh online, offline. Kêu gọi mọi người ứng cử, đề cử Ban quản trị tiếp theo.
Chuẩn bị các báo cáo về thanh toán, kiểm toán.
Tiến hành hoàn thiện nội quy, quy chế.
Hoàn thiện kịch bản hội nghị.
Họp hội nghị trù bị.
Thống nhất lại các nội dung trước khi tiến hành hội nghị chính thức.
Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư không thể thiếu mục gửi công văn tới UBND phường, Quận xin tổ chức và gửi thư mời UBND và Công an phường tham dự.
Hoàn thiện phần logistic ít nhất 1 ngày trước khi tổ chức hội nghị chính thức, phụ trách bởi ban quản trị hoặc ban quản lý.
Chuẩn bị và tiếp đón: Đón khách, chương trình biểu diễn âm nhạc trong thời gian đón khách, kiểm tra tư cách đại biểu. Phát phiếu biểu quyết tới toàn thể cư dân tham gia. Chú ý bố trí nhân sự phục vụ công tác in ấn, hỗ trợ các tình huống phát sinh. Bố trí an ninh túc trực suốt hội nghị đảm bảo an toàn.
Hội nghị chính thức: tuyên bố khai mạc, giới thiệu đại biểu, trình bày các báo cáo trước cư dân, biểu quyết thông qua các nội dung, trao đổi và thảo luận các vấn đề tại hội nghị, hoàn thiện biên bản và nghị quyết hội nghị.
Sau hội nghị: chuẩn bị các tài liệu cần thông báo công khai đến cư dân bao gồm biên bản họp hội nghị nhà chung cư thường niên, nghị quyết hội nghị nhà chung cư thường niên. Việc công khai thực hiện trong vòng 5 ngày kể từ ngày tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên.
Một số lưu ý để tổ chức hội nghị thành công
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Bố trí ghế ngồi sự kiện theo quy mô và không gian hội nghị. Kiểu Theatre sắp xếp các hàng ghế không có bàn cùng hướng về sân khấu. Kiểu Classroom: các dãy ghế có bàn và cùng hướng về sân khẩu. Kiểu Banquet: các dãy bàn tròn kèm ghế khắp xung quanh phòng. Kiểu U – Shape: các dãy bàn bố trí hình chữ U và trống khoảng giữa…
In Backdrop và Standee có đủ thông tin sự kiện, logo, tên tòa nhà, thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị… thể hiện tính chuyên nghiệp.
Bàn Chủ tịch và bàn thành viên đoàn chủ tịch đặt ở chính giữa, phía trên sân khấu để bao quát hội nghị.
Bàn thư ký thường được sắp xếp ở phía bên phải sân khấu.
Bàn tổ kiểm tra tư cách đại biểu thường sắp xếp ở phía bên ngoài khu vực hội nghị.
Hòm phiếu thường được đặt linh hoạt ở phía chính giữa hoặc trái/phải sân khấu. Khu vực kiểm phiếu thường ở cuối sân khẩu hội nghị hoặc ở phòng họp cư dân, đảm bảo tính yên tĩnh, riêng tư.
Setup khu Tea Break ở cuối hoặc hai bên trái/phải hội nghị để không làm ảnh hưởng tới sự kiện. Có thể phát nhạc nhẹ nhàng vào giờ mọi người dùng Tea Break.
Trên đây là những thông tin chi tiết về hội nghị nhà chung cư thường niên để những ai có nhu cầu tham khảo cách tổ chức. Yếu tố chuẩn bị của ban quản trị, ban quản lý rất quan trọng nhưng việc tạo ra tinh thần tích cực, dân chủ và nhiệt tình tham gia trong cộng đồng dân cư cũng quan trọng không kém. Để có được điều đó, hãy tích cực truyền thông về hội nghị nhà chung cư để mỗi năm một lần, hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp, tạo dựng cộng đồng đoàn kết, văn minh và vững mạnh.
>> Có thể bạn quan tâm đến: Hội nghị nhà chung cư lần đầu
