Intracom Harmony

Hội Nghị Nhà Chung Cư Thường Niên Được Tổ Chức Như Nào?

Mỗi tòa chung cư, cụm chung cư đều đông dân và sinh hoạt như một cộng đồng dân cư thu nhỏ. Vậy nên, tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên là một hoạt động bắt buộc, cần thiết để tạo ra sự đồng thuận của đa số cư dân, hướng tới những mục tiêu ổn định và phát triển chung.

Khái niệm hội nghị nhà chung cư thường niên

Căn cứ vào Khoản 1 Điều 15 Thông tư 02/2016/TT-BXD, tại mục quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư, có thể thấy quy định hội nghị nhà chung cư thường niên rõ ràng về thời gian và điều kiện tổ chức.

Cụ thể, hội nghị thường niên sẽ được tổ chức cố định mỗi năm 1 lần. Điều kiện bắt buộc để hội nghị được tổ chức là phải có tối thiệu từ 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham gia.

hội nghị nhà chung cư thường niên

Tham gia hội nghị nhà chung cư hằng năm là trách nhiệm và cũng là quyền lợi của mỗi cư dân để có thể cập nhật các thông tin mới nhất của tòa nhà, đóng góp ý kiến theo tinh thần dân chủ cho các vấn đề liên quan tới cộng đồng chung.

Các nội dung chủ yếu của hội nghị chủ yếu sẽ xoay quanh các hạng mục như sau:

+ Lắng nghe báo cáo kết quả hoạt động từ phía ban quản trị về các khoản thu, chi hàng năm của Ban quản trị nhà chung cư;

+ Nắm bắt và thông qua quyết toán quỹ bảo trì chung cư liên quan phần sở hữu chung của nhà chung cư mỗi năm, đồng thời, còn có kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư của năm tiếp theo;

+ Lắng nghe báo cáo tình hình quản lý vận hành nhà chung cư;

+ Chốt các nội dung khác theo quy định tại Điều 102 của Luật Nhà ở năm 2014 liên quan tới việc vận hành, quản lý, sử dụng nhà/tòa nhà chung cư.

Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên

Tiến hành thu thập các vấn đề cư dân quan tâm, có ý kiến để tổng hợp đưa vào nội dung kịch bản hội nghị.

Sắp xếp thời gian, địa điểm và thông báo, gửi thư mời tới toàn thể cư dân qua kênh online, offline. Kêu gọi mọi người ứng cử, đề cử Ban quản trị tiếp theo.

Chuẩn bị các báo cáo về thanh toán, kiểm toán.

Tiến hành hoàn thiện nội quy, quy chế.

Hoàn thiện kịch bản hội nghị.

Họp hội nghị trù bị.

Thống nhất lại các nội dung trước khi tiến hành hội nghị chính thức.

Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư không thể thiếu mục gửi công văn tới UBND phường, Quận xin tổ chức và gửi thư mời UBND và Công an phường tham dự.

Hoàn thiện phần logistic ít nhất 1 ngày trước khi tổ chức hội nghị chính thức, phụ trách bởi ban quản trị hoặc ban quản lý.

Chuẩn bị và tiếp đón: Đón khách, chương trình biểu diễn âm nhạc trong thời gian đón khách, kiểm tra tư cách đại biểu. Phát phiếu biểu quyết tới toàn thể cư dân tham gia. Chú ý bố trí nhân sự phục vụ công tác in ấn, hỗ trợ các tình huống phát sinh. Bố trí an ninh túc trực suốt hội nghị đảm bảo an toàn.

Hội nghị chính thức: tuyên bố khai mạc, giới thiệu đại biểu, trình bày các báo cáo trước cư dân, biểu quyết thông qua các nội dung, trao đổi và thảo luận các vấn đề tại hội nghị, hoàn thiện biên bản và nghị quyết hội nghị.

Sau hội nghị: chuẩn bị các tài liệu cần thông báo công khai đến cư dân bao gồm biên bản họp hội nghị nhà chung cư thường niên, nghị quyết hội nghị nhà chung cư thường niên. Việc công khai thực hiện trong vòng 5 ngày kể từ ngày tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên.

Một số lưu ý để tổ chức hội nghị thành công

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Bố trí ghế ngồi sự kiện theo quy mô và không gian hội nghị. Kiểu Theatre sắp xếp các hàng ghế không có bàn cùng hướng về sân khấu. Kiểu Classroom: các dãy ghế có bàn và cùng hướng về sân khẩu. Kiểu Banquet: các dãy bàn tròn kèm ghế khắp xung quanh phòng. Kiểu U – Shape: các dãy bàn bố trí hình chữ U và trống khoảng giữa…

In Backdrop và Standee có đủ thông tin sự kiện, logo, tên tòa nhà, thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị… thể hiện tính chuyên nghiệp.

Bàn Chủ tịch và bàn thành viên đoàn chủ tịch đặt ở chính giữa, phía trên sân khấu để bao quát hội nghị.

Bàn thư ký thường được sắp xếp ở phía bên phải sân khấu.

Bàn tổ kiểm tra tư cách đại biểu thường sắp xếp ở phía bên ngoài khu vực hội nghị.

Hòm phiếu thường được đặt linh hoạt ở phía chính giữa hoặc trái/phải sân khấu. Khu vực kiểm phiếu thường ở cuối sân khẩu hội nghị hoặc ở phòng họp cư dân, đảm bảo tính yên tĩnh, riêng tư.

Setup khu Tea Break ở cuối hoặc hai bên trái/phải hội nghị để không làm ảnh hưởng tới sự kiện. Có thể phát nhạc nhẹ nhàng vào giờ mọi người dùng Tea Break.

Trên đây là những thông tin chi tiết về hội nghị nhà chung cư thường niên để những ai có nhu cầu tham khảo cách tổ chức. Yếu tố chuẩn bị của ban quản trị, ban quản lý rất quan trọng nhưng việc tạo ra tinh thần tích cực, dân chủ và nhiệt tình tham gia trong cộng đồng dân cư cũng quan trọng không kém. Để có được điều đó, hãy tích cực truyền thông về hội nghị nhà chung cư để mỗi năm một lần, hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp, tạo dựng cộng đồng đoàn kết, văn minh và vững mạnh.

>> Có thể bạn quan tâm đến: Hội nghị nhà chung cư lần đầu

5/5

Bài viết liên quan

mua chung cư trả góp giá rẻ

Kinh Nghiệm Mua Chung Cư Trả Góp Giá Rẻ Và An Toàn

Có được một căn nhà của riêng mình là ước mơ của nhiều người hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng có khả năng tài chính mua ngay lập tức căn nhà bằng 100% tiền mặt. Thế nên, mua chung cư trả góp giá rẻ là một hình thức…
trả góp chung cư bao nhiêu 1 tháng

Trả Góp Chung Cư Bao Nhiêu 1 Tháng? Có Nên Mua Không?

Mua chung cư là xu hướng chọn nhà ở hiện nay nhưng không phải ai cũng có khả năng chi trả 1 lần mua đứt căn hộ để ở luôn, nhiều người chọn mua trả góp như một giải pháp phù hợp giảm bớt gánh nặng kinh tế. Trả góp…
cách mua nhà khi không có tiền

Cách mua nhà khi không có tiền thông minh nhất

Mua được một ngôi nhà để gia đình được sinh sống thoải mái là ước mơ lớn của rất nhiều người hiện nay. Tuy nhiên, khi mua nhà thường tốn rất nhiều tiền không phải ai, gia đình nào cũng có thể mua được. Vậy có nên mua nhà khi…
ở nhà chung cư có tiện không

Ở nhà chung cư có tiện không? Ưu, nhược điểm khi ở chung cư

Một số bạn có ý định mua nhà chung cư để sinh sống thường thắc mắc không biết ở nhà chung cư có tiện không? Để trả lời cho câu hỏi này trong bài viết hôm nay chúng tôi sẽ đi phân tích những ưu điểm và hạn chế khi ở…