Hướng Dẫn Tổ Chức Hội Nghị Nhà Chung Cư Lần Đầu
Mỗi tòa nhà chung cư là nơi sinh sống của hàng trăm, hàng ngàn người dân. Chung cư như một xã hội thu nhỏ, thế nên, rất cần thiết phải tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu để thống nhất được các quy tắc, quy chế ứng xử cùng nội quy trách nhiệm để mỗi cư dân thực hiện. Đồng thời, hội nghị cũng là cơ hội để giao lưu giữa cư dân, giúp quan hệ chủ tòa nhà – cư dân tốt đẹp hơn, vì sự an cư lạc nghiệp của toàn thể cư dân.
Giới thiệu về hội nghị nhà chung cư lần đầu
Chiếu theo Điều 12 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư kết hợp với Thông tư 02/2016/TT-BXD thì những nội dung về hội nghị nhà chung cư lần đầu được quy định như sau:
– Đối với các chung cư có một chủ sở hữu thì hội nghị được tổ chức có sự tham gia của đại diện chủ sở hữu với người sử dụng nhà chung cư.
– Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì hội nghị có sự tham gia của đại diện các chủ sở hữu căn hộ hoặc người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không có mặt.
– Hội nghị nhà chung cư có khả năng và quyền quyết định tất cả nội dung liên quan đến quá trình quản lý, vận hành và sử dụng nhà chung cư dựa theo các mục nêu rõ tại Điều 102 của Luật Nhà ở và quy định tại Quy chế này.
Tóm lại, có thể hiểu đơn giản là tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu gồm đại diện chủ sở hữu nhà chung cư và người sử dụng trực tiếp nhà chung cư. Nội dung của hội nghị quyết định tất cả các công việc liên quan đến hoạt động của cư dân nhà chung cư theo quy định của pháp luật.
Hội nghị yêu cầu bắt buộc phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được chủ đầu tư bàn giao cho cư dân và đưa vào sử dụng.
Đặc biệt, hội nghị phải đảm bảo có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao (bao gồm cả số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán) tham dự hội nghị. Trong trường hợp quá thời hạn là 2 tháng mà chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì hội nghị nhà chung cư cân nhắc sẽ được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao.
Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu
Hội nghị chung cư lần đầu tiên là hội nghị rất quan trọng với cả phía chủ đầu tư, chủ sở hữu, các cư dân… nên cần phải chuẩn bị chu đáo theo quy trình để diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.
– Chuẩn bị nội dung đầy đủ cho hội nghị:
- Rà soát và kiểm tra tư cách đại diện của tất cả chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị
- Lập dự thảo quy chế họp hội nghị
- Tổng hợp dự kiến các đề xuất sửa đổi, bổ sung quy chế quản lý, vận hành và sử dụng nhà chung cư
- Soạn thảo dự thảo quy chế bầu Ban Quản trị chung cư
- Tổng hợp các vấn đề về đề xuất mức giá dịch vụ, kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung…
– Chuẩn bị kịch bản hội nghị nhà chung cư
– Tiến hành thông báo thời gian, địa điểm của buổi họp tới tất cả các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, Ủy ban nhân dân cấp xã/phường nơi tòa nhà chung cư tọa lạc.
– Kiểm tra thành phần tham dự hội nghị
– Triển khai nội dung công tác nhiệm kỳ từ Ban quản lý tòa nhà
– Tiếp thu những ý kiến đóng góp
Tất cả các cư dân đều có quyền phát biểu, đưa ra ý kiến đóng góp cho sự văn minh, phát triển của cộng đồng dân cư và sự vận hành ổn định của tòa nhà. Thế nên, trước thềm hội nghị nhà chung cư lần đầu thì ban tổ chức có thể “trưng cầu dân ý” thu thập và ghi chép các nguyện vọng, đóng góp của cư dân để làm dày dặn nội dung hội nghị chính thức.
Tiến hành hội nghị chính thức: khai mạc, giới thiệu đại biểu, thông qua chương trình hội nghị, báo cáo kết quả kiểm tra tư cách đại biểu, thông qua quy chế biểu quyết và làm việc tại hội nghị, tiến hành bầu cử ban quản trị nhà chung cư, công bố kết quả bầu cử, thông qua biên bản hội nghị, bế mạc, cảm ơn.
>>>Tìm hiểu thêm: Hội Nghị Nhà Chung Cư Thường Niên Được Tổ Chức Như Nào?
Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu bao gồm nhiều công đoạn. Nếu chưa có kinh nghiệm và cần sự hỗ trợ thì bạn có thể liên hệ với các công ty chuyên tổ chức sự kiện. Như vậy sẽ giảm bớt gánh nặng khâu chuẩn bị sân khấu, dọn dẹp, trang hoàng, lễ tân…
Lưu ý sau khi tổ chức hội nghị
Làm thủ tục công nhận Ban Quản trị gồm văn bản đề nghị của Ban Quản trị, lập biên bản họp lần đầu về việc bầu Ban Quản trị, danh sách các thành viên Ban Quản trị, quy chế hoạt động của Ban Quản trị đã được hội nghị thông qua.
Bàn giao công tác quản lý vận hành giữa chủ đầu tư và Ban Quản trị: lập danh sách các hồ sơ chuẩn bị bàn giao liên quan tới hồ sơ pháp lý, kỹ thuật, quyết toán kinh phí bảo trì, kinh phí quản lý vận hành.
Công bố nghị quyết: quy chế họp hội nghị, quy chế bầu Ban Quản trị, quy chế hoạt động của Ban Quản trị tòa chung cư, quy chế thu tài chính, nội dung sửa đổi và bổ dung quy chế hoạt động của tòa chung cư, mức giá dịch vụ quản lý và vận hành của tòa nhà, quy chế nhắc nhở và xử lý vi phạm nội quy…
Xây dựng các kênh thông tin chính thức của cộng đồng cư dân tòa nhà: Zalo, fanpage… Ban Quản trị nhiệm kỳ đầu sẽ có trách nhiệm xây dựng và bàn giao lại các kênh thông tin chính thức này cho Ban Quản trị tòa nhà ở các nhiệm kỳ tiếp theo.
Trên đây là những thông tin về tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thiết thực, chi tiết và hiệu quả để hội nghị diễn ra thành công tốt đẹp. Hội nghị là một sự kiện quan trọng để kết nối cư dân, đề cao tinh thần dân chủ và thống nhất các quy chế, quy định giúp mọi người có cuộc sống an toàn, đoàn kết.
