Ban Quản Lý Tòa Nhà Có Chức Năng, Nhiệm Vụ Gì?

Một tòa nhà chung cư được vận hành trơn tru là nhờ đội ngũ ban quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Vậy ban quản lý tòa nhà là gì? Chức năng, nhiệm vụ của họ là như thế nào? Hãy đọc bài viết dưới đây của Intracom Harmony để tìm hiểu ngay vấn đề này!

Ban quản lý tòa nhà là gì?

Ban quản lý tòa nhà là đội ngũ phụ trách điều hành, quản lý trực tiếp mọi hoạt động của một tòa nhà. Các hoạt động này đều được Cục quản lý nhà và thị trường bất động sản xét duyệt, được đăng tải đầy đủ theo văn bản trên cổng thông tin điện tử của Bộ Xây dựng.

Ban quản lý tòa nhà cần nắm rõ quy chế quản lý nhà chung cư để thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Đây chính là bộ phận quyết định đến sự hiệu quả trong công tác vận hành tòa nhà. Các hoạt động quản lý, vận hành bất động sản bao gồm: lập báo cáo hoạt động, báo cáo danh sách thu chi, thu phí dịch vụ hàng tháng, giám sát nhà thầu trong quá trình thi công…

Danh sách ban quản lý tòa nhà sẽ có thành phần nhân sự như: ban giám đốc, đội kỹ thuật thực hiện bảo trì, đội hành chính nhân sự, đội quản lý chất lượng. Tại các tòa nhà cao cấp sẽ có đội an ninh nội bộ, theo dõi tình hình an ninh qua hệ thống camera, phát hiện các nguy cơ, cảnh báo và nhắc nhở các bộ phận khác.

Chức năng nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà

Tối ưu quản lý tài chính

Đề ra các giải pháp tối ưu tài chính là một trong những nhiệm vụ đầu tiên và quan trọng mà ban quản lý tòa nhà phải đảm nhiệm. Việc quản lý tài chính sẽ giúp tòa nhà vận hành hiệu quả, chặt chẽ và nghiêm ngặt hơn.

Hàng tháng sau khu các cư dân và khách hàng đóng phí quản lý dịch vụ, ban quản lý sẽ tiếp nhận và sử dụng công khai, minh bạch, hợp lý và tiết kiệm. Đồng thời đảm bảo lợi ích cho cả cư dân lẫn ban quản trị.

Ban quản lý không chỉ phải sử dụng minh bạch các khoản tiền mà còn cần phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của cư dân, khách hàng, mang lại lợi ích cho cả người thuê, chủ đầu tư lẫn ban quản lý.

Tạo giải pháp Quản lý nhân sự

Quản lý con người cũng là một công việc khó khăn. Cần có một phương pháp giám sát, quản lý và đánh giá khoa học, hiệu quả. Góp phần đảm bảo chất lượng đội ngũ nhân sự làm việc chỉn chu và nghiêm túc. Đồng thời, mỗi bộ phận trong tòa nhà nên có sự phối hợp chặt chẽ với nhau.

Việc bố trí nhân sự hợp lý sẽ giúp việc quản lý tòa nhà hiệu quả hơn. Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm tìm hiểu để tuyển dụng, điều hành nhân sự cho phù hợp với chức năng công tác. Quản lý nhân lực bao gồm việc tuyển dụng, đào tạo và sử dụng nhân viên hợp lý.

Bên cạnh đó, ban quản lý cũng cần để tâm đến khâu đào tạo nhân sự và ra quy chế thưởng phạt. Ban quản lý tòa nhà có trách nhiệm kết nối và duy trì sự thống nhất, đồng bộ giữa các bộ phận và nhân viên.

Quản lý khách hàng chi tiết

Ban quản lý tòa nhà cần xây dựng và duy trì mối quan hệ tối với đối tác và khách hàng. Từ đó, có thể đưa ra những chính sách đáp ứng đúng nhu cầu của người dân sinh sống tại tòa nhà đó. Công việc quản lý khách hàng cũng có thể bao gồm việc chăm sóc khách hàng, giải quyết các khiếu nại, tranh chấp…

Bảo trì, sửa chữa các hệ thống kỹ thuật

Để mọi hệ thống trong tòa nhà như hệ thống điện nước, thang máy… hoạt động ổn định, ban quản lý cần thường xuyên cho bảo trì hệ thống kỹ thuật. Đây là công việc mang lại trải nghiệm tối ưu cho khách hàng, chủ căn hộ.

Trong quá trình bảo trì, bảo dưỡng, ban quản lý tòa nhà cũng cần phải theo dõi sát sao để kiểm tra tiến độ, chất lượng và nghiệm thu công việc.

Giám sát, theo dõi công tác vận hành tòa nhà

Để đảm bảo quá trình vận hành tòa nhà, ban quản lý phải giám sát quá trình vận hành bao gồm việc quản lý các nhân viên, nhà thầu. Đồng thời đảm bảo các hoạt động được vận hành theo đúng quy trình quản lý chung cư. Hạn chế tối đa sự cố phát sinh, giúp hệ thống luôn ổn định và an toàn.

Ngoài ra, giám sát công tác vận hành còn bao gồm việc khảo sát để kịp thời phát hiện những dấu hiệu hao mòn, xuống cấp của tòa nhà để xử lý. Ban quản lý phải giám sát, theo dõi xem các cá nhân, tổ chức đó đã thực hiện đúng quy trình của công tác vận hành hay không. Từ đó đảm bảo hệ thống điện, thang máy, hệ thống cấp thoát nước và phòng cháy, chữa cháy…

Như vậy, một tòa nhà muốn vận hành trơn tru cần phải có ban quản lý chuyên nghiệp, trách nhiệm. Hi vọng qua bài viết trên các chủ đầu tư, ban quản trị sẽ lựa chọn được ban quản lý tòa nhà uy tín, có tâm và có tầm để giúp mang đến sự yên tâm, hài lòng cho cư dân và khách hàng.

>> Tim hiểu thêm về: Quy chế thu chi tài chính của ban quản trị nhà chung cư